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SPA MANAGEMENT 2 / Meglio informatizzarla

La Spa? Meglio informatizzarla.

Quando la tecnologia riesce a rendere più snello, fluido ed incisivo il lavoro del personale Spa.

Quante volte vi siete trovate in difficoltà di fronte alla richiesta di un appuntamento su un determinato orario? Fogli che circolano con orari segnati a matita, il cliente che se è al telefono si stanca di attendere una vostra risposta, mentre se lo avete davanti l’impazienza gliela potete leggere direttamente sul viso.

Quando la gestione dell’agenda è un problema, basta rivolgere la vostra attenzione alla tecnologia per rendere il lavoro più agevole e fluido, se poi lo stesso strumento si rivela un valido aiuto da quando il cliente deve prenotare un trattamento a quando vi lascia dopo averlo fatto, allora si può parlare di incisività lavorativa. esistono diverse soluzioni che sono state messe a punto da aziende specializzate proprio per aiutarvi nello svolgimento del vostro lavoro.

Quello di cui bisogna essere convinti è che la corretta gestione della Spa, passa attraverso un software studiato su misura per soddisfare le vostre esigenze di operatori di bellezza e benessere. Non ci si deve accontentare di un programma che “scimmiotta” qualche cosa di simile al vostro lavoro. Per essere efficace il programma che vi serve DEVE essere stato studiato apposta per voi ed in funzione del vostro lavoro. Dato per scontato il concetto dell’indispensabilità di un software per ottimizzare la gestione di ogni centro benessere, Hotel Spa o Day Spa, la soluzione deve essere un sistema: flessibile, semplice da utilizzare, ma soprattutto deve essere sviluppato in collaborazione con voi secondo le vostre esigenze e le direttive degli esperti del settore.

OGNI SINGOLO CENTRO BENESSERE, SPA O DAY SPA E’ STORIA A SE’ per dimensioni, trattamenti, personale impiegato ecc.

Quello che vi serve è un software che risponde quindi ad ogni vostra esigenza, ma che sia in continua evoluzione, sempre pronto ad ampliarsi di funzioni e personalizzazioni per rispondere anche alle esigenze più particolari. Es: avete cambiato il vostro menù dei trattamenti? Bene il vostro programma deve essere in grado, senza dovervi far perdere troppo tempo, di sviluppare ogni singola parte del programma senza intoppi.

Quali sono le funzionalità di base che un gestionale per il centro benessere deve avere e quali le funzionalità che vi servono maggiormente?
Il software deve consentirvi di affrontare ogni operazione con un unico strumento, deve saper coniugare con la massima efficacia e semplicità la gestione operativa con quella contabile e fiscale; deve in sostanza consentirvi con pochi click di mouse di gestire dall’elenco clienti, alla prenotazione appuntamenti singoli, alla gestione pacchetti di trattamenti, alla gestione del magazzino (un magazzino ben gestito è fonte di reddito), dall’emissione delle ricevute fiscali per i trattamenti a quelle per le vendite prodotti effettuate, fino a darvi una serie di resoconti statistici su cosa è stato proposto (trattamento) e venduto di più (prodotto).

Certo bisogna trovare un’azienda che abbia un trascorso alle spalle che gli abbia permesso di mettere a punto tutta una serie di passaggi, sulla base delle richieste dei singoli. Oggi sul mercato esistono programmi che consentono la gestione di strumenti di marketing e fidelizzazione della clientela (questo per aumentare e consolidare il vostro giro di affari) es: invio tramite software di sms, e-mail, al singolo o a gruppi di clienti, con gli auguri per il compleanno, o per le feste classiche, oppure per inviare la promozione che avete pensato per un certo trattamento o un periodo dell’anno particolare ecc.

I vantaggi di avere il vostro Centro Benessere “gestito” da un apposito software, sono diversi; un maggiore controllo attraverso veloci e semplici comandi, il controllo di ogni fase del vostro lavoro che si traduce nell’ottimizzazione dei tempi per voi, ma potete avere costantemente in tempo reale la sensazione economica che il vostro lavoro produce, e in una buona gestione del magazzino, quella di ridurre gli sprechi.

Certo, per molti di voi parlare di informatizzazione, può essere ostico, in effetti non sono moltissimi i centri che usano sistemi di questo tipo, ma …come si dice il futuro è qui! Quello che è certo è che se provate dopo non ne potrete più fare a meno, allora i foglietti non avranno più ragione di esistere e solo una cosa potrà fermarvi dall’utilizzo di un software…la mancanza di corrente elettrica. Per l’uso le aziende che propongono questi prodotti, sono le prime a mettervi in grado di usare il loro sistema con corsi specifici e assistenza in loco per l’installazione e l’uso, per il dopo esistono realtà in grado di offrirvi l’assistenza, anche on-line. Altro vantaggio è quello che tutto il materiale cartaceo prodotto dal software (ricevute fiscali, mail, memo appuntamenti per i clienti ecc.) esce con il vostro logo, diventando in questo modo, un ulteriore strumento di comunicazione.

Parlando informatizzazione, potete pensare alla singola postazione reception, per interdici, con la quale gestire l’agenda appuntamenti e l’emissione della documentazione fiscale, oppure (e questo dipende dalle vostre dimensioni) si può ipotizzare l’informatizzazione di ogni singola stanza di trattamento, per dare modo ad ogni operatore di monitorare il proprio lavoro ecc.. Quello che è bene è essere serviti da una linea adsl almeno sul computer (snellisce e di molto) per facilitare la gestione (invio sms, mail ecc.) e l’assistenza, quando l’azienda fornitrice può farvela dall’esterno, riuscendo a risolvervi in tempo reale i problemi.

 

Se ritenete di dover informatizzare il vostro centro Benessere, Spa o Day Spa che sia, prima di effettuare l’acquisto del software accertatevi che:

1 -il pacchetto di vendita preveda un periodo di prova

2 -di avere a disposizione il servizio di gestione del magazzino consumo e vendita

3 -vi mettano a disposizione l’assistenza e i relativi aggiornamenti

4 -di avere anche l’assistenza dall’esterno (definita assistenza remota)

5 -il corso di formazione e il relativo manuale d’uso

6 -la configurazione personalizzata (inserimento vostro logo) su ricevute o fatture e materiale cartaceo di uso comune (memo appuntamento per i clienti ecc)

7 -la possibilità di inserire agevolmente il vostro listino

E poi avrete tutto il vostro lavoro, organizzato, snello, agevole tutto a portata di un …click

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