MANUALE OPERATIVO di COMPILAZIONE AGENDA

Manuale operativo per la Compilazione dell’Agenda prenotazioni della SPA o Centri Benessere:

1. Obiettivi della Compilazione dell’Agenda

• Assicurare una gestione efficace e fluida degli appuntamenti.
• Ottimizzare l’uso delle risorse (personale, attrezzature e cabine).
• Ridurre il rischio di sovrapposizioni e tempi morti.
• Migliorare l’esperienza del cliente garantendo puntualità e qualità del servizio.

2. Strumenti e Software Utilizzati

• Elenco dei software gestionali e piattaforme di prenotazione.
• Accesso e credenziali di sicurezza.
• Procedure per l’aggiornamento e il backup dei dati.

3. Linee Guida per la Registrazione degli Appuntamenti

• Standard di compilazione (es. utilizzo di codici, colori e abbreviazioni).
• Inserimento dei dettagli del cliente (nome, contatto, preferenze).
• Indicazione del trattamento scelto, durata e terapeuta assegnato.
• Politiche di rispetto della privacy e protezione dei dati sensibili.

4. Procedure per la Pianificazione dei Trattamenti

• Linee guida per la distribuzione dei trattamenti più richiesti.
• Regole per evitare sovrapposizioni di prenotazioni.
• Assegnazione del personale basata sulle competenze e disponibilità.
• Pianificazione delle pause e dei tempi di preparazione tra i trattamenti.

5. Gestione delle Cancellazioni e dei No-Show

• Protocollo per modifiche e cancellazioni di appuntamenti.
• Tempistiche e metodi per informare il personale e i clienti.
• Registrazione delle politiche di penale per cancellazioni tardive.
• Procedure per aggiornare l’agenda e riassegnare slot liberi.

6. Prenotazioni Last-Minute e Walk-In

• Regole per gestire richieste di appuntamento all’ultimo minuto.
• Assegnazione flessibile del personale per i walk-in.
• Politiche per la gestione dei tempi di attesa e l’accoglienza.

7. Pianificazione e Ottimizzazione delle Risorse

• Suddivisione degli orari di punta e non di punta.
• Come riempire gli slot vuoti con promozioni mirate.
• Analisi e monitoraggio delle ore meno utilizzate per pianificare attività alternative.

8. Compilazione delle Note e Dettagli Aggiuntivi

• Registrazione di dettagli aggiuntivi (es. allergie, preferenze del cliente).
• Segnalazioni su richieste speciali (es. richieste di trattamenti specifici).
• Note per il personale sulla preparazione e attrezzature necessarie.

9. Procedure di Conferma degli Appuntamenti

• Modalità di conferma delle prenotazioni (telefonata, email, SMS).
• Tempistiche per inviare i promemoria automatici al cliente.
• Registrazione dell’avvenuta conferma nell’agenda.

10. Monitoraggio e Reportistica

• Strumenti per analizzare l’occupazione settimanale e mensile.
• Monitoraggio delle prenotazioni per individuare trend e picchi di domanda.
• Report sulla soddisfazione dei clienti e analisi dei feedback per il miglioramento continuo.

11. Gestione delle Emergenze

• Procedure per modifiche improvvise dovute a guasti o assenze del personale.
• Piani di emergenza per eventi imprevisti (es. blackout, chiusura temporanea).
• Comunicazione tempestiva ai clienti e al personale.

12. Formazione e Aggiornamento del Personale

• Sessioni di training per l’utilizzo dell’agenda e delle piattaforme digitali.
• Aggiornamenti sulle nuove politiche di gestione delle prenotazioni.
• Verifica periodica delle competenze del personale nella compilazione dell’agenda.

13. Normative e Conformità

• Regole per il rispetto delle normative in materia di protezione dei dati.
• Linee guida per garantire la sicurezza dei dati dei clienti e del personale.
• Documentazione per conformarsi a regolamenti sanitari e di sicurezza.

14. Sostenibilità e Ottimizzazione Operativa

• Strategie per evitare sprechi di tempo e risorse.
• Pianificazione che tenga conto dell’efficienza energetica e dell’utilizzo responsabile degli spazi.

Questo schema rappresenta un quadro completo e dettagliato per la creazione di un manuale operativo che assicuri la gestione efficace dell’agenda prenotazioni, ottimizzando i processi e migliorando l’efficienza operativa della SPA o del centro benessere.

15. Controlli rispetto agli Obiettivi

• Definizione degli Obiettivi: Stabilire obiettivi chiari per l’occupazione, la redditività e la soddisfazione dei clienti, come ad esempio un tasso di occupazione del 90%, una riduzione dei no-show del 20%, o un incremento del 15% delle prenotazioni in orari non di punta.
• Controllo Periodico dell’Agenda: Programmare controlli settimanali e mensili per analizzare i dati delle prenotazioni rispetto agli obiettivi prefissati. Utilizzare report dettagliati per confrontare i risultati effettivi con quelli previsti.
• Indicatori Chiave di Prestazione (KPI): Monitorare KPI come il tasso di occupazione, la durata media dei trattamenti, la frequenza dei clienti abituali e il numero di nuovi clienti. Questi indicatori aiutano a capire se l’agenda viene compilata in modo da supportare gli obiettivi aziendali.
• Analisi dei Gap: Identificare eventuali discrepanze tra i risultati attuali e gli obiettivi. Analizzare le cause di questi gap per apportare correzioni, come modifiche alle strategie di marketing o alla gestione del personale.
• Interventi Correttivi: Stabilire protocolli di azione per intervenire quando i risultati non raggiungono gli obiettivi. Questi interventi possono includere modifiche alle politiche di prenotazione, implementazione di nuove offerte promozionali o formazione aggiuntiva per il personale.
• Feedback del Team: Coinvolgere il personale nella revisione dei dati e dei progressi rispetto agli obiettivi. Riunioni periodiche per discutere delle performance possono aiutare a trovare soluzioni e miglioramenti pratici.
• Rapporti di Revisione: Redigere rapporti che sintetizzino i risultati del controllo periodico, evidenziando aree di successo e punti di miglioramento. Questi rapporti possono essere condivisi con la direzione per supportare decisioni strategiche.

16. Rivisitazione degli Obiettivi

• Aggiornamento Periodico degli Obiettivi: Rivedere e aggiornare gli obiettivi a intervalli regolari per rispecchiare cambiamenti stagionali, nuove tendenze di mercato o nuove strategie aziendali.
• Adattamento alle Nuove Esigenze: Essere flessibili nell’adattare l’agenda per rispondere a nuove esigenze, come picchi di domanda imprevisti o richieste di nuovi servizi.

Questa sezione aggiuntiva aiuterà la Spa Manager e il team a mantenere il focus sugli obiettivi aziendali e a garantire che la gestione dell’agenda sia un elemento strategico per il successo del centro benessere.

Richiedeteci il MANUALE OPERATIVO del CONTROLLO e COMPILAZIONE AGENDA

informazioni@spa-indutry.it

Tel. 327 1113865